De werkgever en de casemanager die werkt in opdracht van de werkgever mogen geen medische informatie verzamelen, opslaan of verwerken. Dit gaat dus verder dan de vaak gehanteerde regel dat de werkgever alles mag vragen maar dat de werknemer niet altijd tot beantwoorden verplicht is. Alleen de bedrijfsarts mag vragen stellen van medisch inhoudelijke aard, een medische dossier aanleggen en behouden en overleg voeren met huisarts of medisch specialist. De bedrijfsarts dient zich er verder van te overtuigen dat bij gebruik van software systemen absolute garantie bestaat op veiligheid van de data. Feitelijk is gebruik van verzuimsystemen voor het opslaan van een medisch dossier een niet-optimale oplossing. Het adequaat afschermen van een medisch gedeelte voor bedrijfsartsen is door bedrijfsartsen zelf nauwelijks te controleren. OHC garandeert eigen dossiervoering.
Bescherming van medische gegevens is natuurlijk van groot belang. Regelmatig blijkt dat niet medisch geschoold personeel van verzuimbedrijven rechten van werknemers schenden. Alleen het beroepsgeheim van de bedrijfsarts biedt garantie dat vertrouwelijke gegevens in goede handen zijn. Casemanagers, verzuimconsulenten en ander niet medisch personeel hebben geen beroepsgeheim en vallen niet onder toezicht van het Medisch Tuchtcollege. Zij kunnen derhalve formeel niet aangesproken worden op onzorgvuldig handelen zoals verzamelen van medische gegevens, het vastleggen van deze gegevens of gegevensoverdracht aan partijen die ongewenst voordeel kunnen hebben van deze informatie zoals werkgevers, pensioen verstrekkers of verzekeringsmaatschappijen.